Struktur├── Enhet
Dokumenthanteringsplan
- Dokumentplanen används för att strukturera hanteringen av verksamhetens dokument.
- Med en dokumentplan som överstämmer med verksamhetens processer underlättas lagring och återsökning och förenklar därmed medarbetarnas arbete.
- Dokumentplanen styr dokumentflödet och underlättar arkivering och gallring.
- Planen utformas efter den egna verksamheten, klicka på bilden ovan för att se ett exempel på en verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan.
- I docufindings skapas en katalogstruktur i filsystemet efter dokumentplanen. Där lagras sedan alla dokument i respektive område.
- Docufindings är byggt med en två-ställig hierarki men som baseras på en tre-ställig dokumentplan.
- Dokumentplanen registreras med:
- huvudområde
- område
- dokumenttyp
- Klicka på sektionen nedan för att se den strukturella logiken med underområden.
Strukturell logik med underområden
- Underområde registreras alltså inte utan endast huvudområde,område och dokumenttyp.
- Rekommenderas att underområden används när underlaget för dokumentplanen byggs upp som stöd för den strukturella logiken.
Huvudområde | område | dokumenttyp
Huvudområde är en uppdelning efter grundprincipen:
- Styrande funktioner såsom styrelse och ledning
- Verksamheten
- Administrativa funktioner
- Kan vara 6 huvudområden per enheten och 9 områden under varje huvudområde
- Får en egen katalog med specifik behörighet
- Går att navigera till genom filsystemet beroende av din behörighet
- Huvudområden läggs upp av systemadministratören
Område är en delmängd av dokumentplanen (dp) och tillhör ett huvudområde. Områden används för att samla dokument under verksamhetens olika funktioner/processer:
- en egen katalog med specifik behörighet
- en data-katalog = dokumenten
- en index-katalog = metadata-dokumenten
- en styr-katalog = stödfunktioner
- en eller flera dokumenttyper
Dokumenttyp tillhör alltid ett område. Typiska dokumenttyper är avtal, policy, presentation, kalkyl, rapport, redovisning, offert mfl. Dokumenttyper skall spegla/ karakterisera/klassificera dokumentets innehåll. Genom att till exempel ange att ett dokument är av dokument-typen avtal kan du därefter söka på begreppet avtal. Dokumenttyp är inte att förväxlas med filtyp. Så här kan en registrerad dokumenttyp se ut:
En dokumentplan per Enhet
